Gestión de redes viales por administración directa en Uruguay

El Sistema de Administración del Mantenimiento, fue creado dentro del Programa de Fortalecimiento de esta Institución, con un préstamo del Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF) y puesto en funcionamiento por la Consultora CSI-Ingenieros conjuntamente con personal de Vialidad, perteneciente al Departamento de Gestión del Mantenimiento, siendo la Ing. Malena González el pilar en la puesta del funcionamiento de este sistema.
Su implementación se basó en la necesidad de tener una correcta herramienta de gestión, para una mejor distribución de insumos (materiales, equipos, fletes y mano de obra), costos asociados a cada tramo de ruta, así como una buena planificación en base al estado de los tramos, el tránsito y los kilómetros de red por Administración a ser gestionado por cada Regional año tras año.
Es un sistema informático, que contiene una base de datos y un grupo humano capacitado, de forma tal de poder presupuestar, planificar, distribuir, controlar y evaluar el mantenimiento de la red vial por Administración Directa.
El éxito del mismo es tener una base de datos confiable, actualizada y el cruzamiento de la información con otros sectores del Departamento de Gestión: Contralor de Insumos, Relevamiento de Estado, Servicio de Máquinas y de otros Departamentos (Contaduría).
Los resultados que se obtienen de la operativa del sistema son:
* La planificación y presupuestación de las tareas a ejecutar por Administración directa en la red vial nacional.
* Inversión que se realiza en toda la red vial año a año, o en períodos de tiempo específicos, discriminada por Regional o en la totalidad de la red.
* Control de la inversión ejecutada sobre la prevista anual, teniendo así un avance presupuestal al momento que sea necesario.
* Inversión por tramo de ruta, ya sea discriminado por tarea (MR) o por obra (MM).
* Precios asociados a las tareas ejecutadas tanto a nivel de toda la red como de cada una de las Regionales (bacheo menor con tosca, con premezclado, perfilado, recargo, arranque y carga, etc.)
* Cantidad de insumos (materiales, equipos, fletes, destajos, mano de obra) utilizados por cada Regional o en todo el país, discriminado por unidad o por monto en dólares (por ejemplo licitaciones de tosca, de mezcla, así como los materiales de zona).
* Inversión ejecutada para otras instituciones, de índole pública o privada (TA3): Ministerio de Salud Pública, Escuelas, Intendencias, Clubes Deportivos, Cooperativas de Viviendas, etc.
* Horas de equipos (discriminado por ficha), trabajadas en un período de tiempo.
* Horas de mano de obra trabajadas.
* Control de destajos (fletes contratados por Vialidad), que se pagan mensualmente en cada Regional, ya sea en dólares como en unidad de trabajo.
* Control del transporte de asfalto y maquinarias (servicio contratado), que cada Regional recibe.
* Datos históricos: se guarda todos registros desde el año 1996 a la fecha.

FUNCIONAMIENTO
Para un buen funcionamiento del software se utiliza el implementado por la Consultora CSI, y que, de a poco, con apoyo del personal técnico de Asesoría de Informática de Vialidad, se le han incorporado mejoras, cambios en algunos reportes, así como la utilización de otros programas auxiliares para optimizar la información que se extrae de la base de datos.

Asimismo se necesita de personal capacitado, tanto en Oficina Central (Departamento de Conservación), como en cada Regional del país (operadores del SAM). Para ello, en forma permanente, se capacita al personal que ingresa los datos al sistema (Operadores), al quienes mandan la información desde cada lugar de trabajo (Apuntadores, Capataces) y a quienes la generan: personal de cuadrilla (maquinistas, capataces, choferes y encargados de Distrito). Se realizan reuniones anuales con todos los Operadores, para establecer y afianzar criterios, hacer cambios cuando es necesario, para conversar y compartir las dificultades detectadas en el año, así como las virtudes o necesidad de mejora en algún aspecto.
Permanentemente se llevan a cabo visitas a obras, a distritos, campamentos, canteras y a las oficinas de cada Regional.
También, para su correcto funcionamiento, están los operadores del sistema que realizan el ingreso de la información al programa, a la base de datos en cada Regional.
Otro de los factores centrales es la comunicación, tanto informática (vía banda ancha o módem en cada uno de los terminales de las oficinas del interior), telefónica, y el sistema de envío por correo de formularios y partes.
En forma gráfica se necesitan: partes diarios de tareas, partes auxiliares y manuales de tareas y reportes.

COMO SE GENERA LA INFORMACIÓN
En cada Distrito o campamento del país, el personal de Vialidad deberá ejecutar una tarea en ruta, cantera, distrito o para tercero con la que se generará un parte diario de la tarea. La información se clasificará según el tipo de tarea ejecutada:
– Mantenimiento Rutinario (MR): tareas específicas del día, que no requieren mayor concentración de insumos, ni una pormenorizada planificación. Comienzan y finalizan el mismo día, por ejemplo: corte de pasto, bacheo con tosca, limpieza de alcantarillas, perfilado, entre otras.
– Mantenimiento Mayor (MM): son actividades que concentran maquinaria, materiales, fletes y mano de obra. Requieren planificación y son la suma de varias tareas en la consecución de los días: Bacheo Mayor y Tratamiento Bituminoso Doble.
– Tareas de Apoyo a la Zona (TAZ): arranque, carga, transporte de asfalto, transporte por hora, son tareas que se realizan en campamentos, acopios o canteras. Aportan al conjunto de las tareas realizadas en ruta.
– Tareas de Apoyo a Terceros (TA3): todos aquellos trabajos que se realizan para instituciones ajenas a esta Dirección como por ejemplo escuelas, hospitales, clubes deportivos, intendencias, etc.
– Colaboraciones Entrantes (CE): se registran aquí todos los insumos recibimos por parte de otras instituciones: tosca, asfalto, maquinaria, fletes.
Por lo tanto, cada parte será clasificado dentro de una de estas cinco tareas.
Los encargados de llevar a cabo los trabajos en ruta generalmente son capataces, que son quienes se encargan de confeccionar dicho documento, y deberán entregarlo bajo firma responsable una vez finalizada la jornada.
Los trabajos que se realizan en cantera o distrito (arranque, carga, fabricación de premezclado, etc.), generan también información y es plasmada en papel por los distintos actores involucrados maquinistas, choferes o apuntadores.
Una vez “generada” la información (parte de tarea) es recibido por el Apuntador quien debe revisarlo, para evitar faltante de información, lo codifica y clasifica según la tarea. En el lapso de una semana se debe enviar todos los partes generados al operador del SAM de cada Regional.
En tanto, el operador del SAM, es quien ingresa cada parte al sistema. Para ello debe tener pleno conocimiento no sólo del programa, sino de las tareas que se están realizando en su Regional, ya que éste punto será clave a la hora de evaluar si la información que ingresa es fiable. El período estimado entre la confección del parte y su ingreso, no debería exceder los 15 días.
Por otra parte, periódicamente, desde la Oficina Central se van chequeando los datos ingresados por Regional, donde se solicitan las correcciones necesarias y surge así, la necesidad de capacitar en forma permanente al personal no sólo de ruta, sino apuntadores y operadores. Esta instancia es fundamental, ya que si no se cumple con responsabilidad y en forma periódica, al momento de brindar datos no estamos cumpliendo con lo básico que es tener información confiable.
Lo mismo ocurre, si el ingreso de partes al sistema está atrasado, la información que se está entregando no está actualizada.

SOFTWARE
El software contiene cinco módulos: Inventario, Presupuesto, Partes Diarios, Varios, Reportes.

Módulo Inventario
Contiene toda la información de la red vial, distribuida por Regional, clases de camino y Km. de red. Estos datos se alimentan simultáneamente del Sistema de Inventario de la DNV (SINV).

Todos los tramos de red tienen asociada una clase de camino según su tipo de firme, su rango de Tránsito promedio anual (TPDA) y su último Índice de Evaluación de Estado (IES).
Para cada clase de camino, hay establecidos estándares necesarios de ejecución por kilómetro.
Estos datos el SAM los toma del SINV

Módulo Presupuesto
En este módulo se ingresan los datos necesarios para generar el presupuesto del año siguiente, se comienza a trabajar en él en setiembre de cada año. En primera instancia, se solicita a los Gerentes Regionales la forma de gestión de cada tramo de ruta (administración directa o contrato). Cuando se recibe esa información, es actualizada en la base de datos del SINV, ya que es necesario saber la cantidad de km a gestionar el próximo año.
Además se deberá:
– Actualizar los precios de los distintos insumos: materiales (se trabaja con el Departamento de Proveeduría), mano de obra (información que suministra el Departamento de Contaduría de la División de Apoyo), equipos (valor que se actualiza automáticamente con el valor de los combustibles) y fletes (se utiliza la tarifa de Destajos de la DNV).
– Chequeo de las clases de camino y de las normas de cantidad para cada clase de camino.
-Cálculo de las hipótesis de las tareas de MR y TAZ: Las “hipótesis de gasto”, son la base de la presupuestación, junto con la forma de gestión de cada tramo de red. Esto se debe porque las hipótesis de gasto son el costo asociado de cada tarea por kilómetro de red. Ejemplo: Bacheo menor con tosca, perfilado, mantenimiento de señales, transporte de personal, arranque, etc. Se calculan en base al registro anual que hubo de cada tarea (MR y TAZ) en todo el país. Una vez que se obtuvo el costo de cada tarea, éste dato se ingresa al Sistema y con ello se calculará el monto a invertir por tramo y en la totalidad de la red.
– Se “corre” el mantenimiento rutinario para toda la red: así se le llama al cálculo que realiza el Sistema luego que se cargaron todos los parámetros necesarios para ello (forma de gestión de los tramos, precios actualizados, hipótesis de las tareas para el año a presupuestar, etc.)
– Ingreso de las obras de MM, se solicita a cada Gerente Regional planifique las obras necesarias para mejorar el estado de las rutas bajo su jurisdicción. Se les suministra planillas Excel, donde por ruta y tramo nos entregan los insumos necesarios (materiales, equipos, mano de obra y fletes) para ejecutar cada trabajo.
Esa planilla se ingresa al módulo inventario que hará los cálculos necesarios para proporcionar el monto (dólares) que demandará cada una de las tareas ingresadas.

Cabe destacar que el ingreso a los distintos módulos está restringido según la tarea a desempeñar, los operadores tienen acceso a los Módulos Inventario, Partes Diarios y Reportes EACS. Los Gerentes Regionales tienen acceso con clave personal a todos los Reportes y el personal de Oficina Central libre acceso.

Modulo Partes Diarios
Aquí se ingresa la información generada en cada cuadrilla, también se corrigen o modifican los partes y se obtienen reportes de lo ingresado.

Módulo Varios
Se actualizan varios parámetros, el valor del dólar mes a mes, se dan de alta o baja destajistas, beneficiarios. Se realiza el cierre de información de un año, luego de ser chequeada y teniendo la certeza que no se deberá corregir o cambiar nada más. También se actualizan los parámetros del costo horario de los equipos y fletes oficiales.

Módulo Reportes EACS
Aquí es donde se obtiene el “resultado final” de todo lo ingresado al sistema. Se pueden obtener todos los reportes por tarea: por regional; por total de la red; por períodos de tiempo; en unidades; en dólares; trabajos ejecutados para terceros; materiales utilizados por unidad (por costo total); horas de equipos trabajadas; costo de tareas específicas en cada Regional; y destajos utilizados en cada Regional por mes, por año, en unidades, en dólares.

INFORMES ANUALES
Cada año, este sector debe cumplir con dos informes anuales obligatorios: “Informe por Administración” e “Informe de Gestión”.
En forma permanente nos solicitan:
* Inversión Directa por Departamento o por Regional.
* Indicadores de gestión para la Oficina de Planeamiento y Presupuesto: eficacia y eficiencia.
* Avance presupuestal de las Regionales.
* Informes sobre la colaboración que brindamos a instituciones como: Plan Juntos, Ministerio de Salud Pública, Intendencias.
* Se informan expedientes de reclamos sobre accidentes en tramos de ruta o deterioros de las mismas.
Para finalizar podemos afirmar que el SAM es una herramienta muy rica, no todos conocen de su existencia, nos han consultado de otros países y de Intendencias sobre su funcionamiento.
Si bien, en algunos casos, debemos utilizar programas accesorios para acceder a la base de datos del SAM y procesar la información por intermedio de otros programas, en él se encuentra toda la información necesaria para cumplir su cometido como “herramienta de gestión”.
La clave para su confiabilidad es el “mantenimiento” del mismo, visitando las regionales, chequeando la base de datos, capacitando el personal e innovando en la medida que surgen nuevas modalidades de ejecución de tareas.
Tiene 16 años en funcionamiento, por lo que se requieren algunos ajustes o actualizaciones, utilizando las plataformas informáticas actuales, lo que redundaría en una potenciación del sistema.
Con carencias y virtudes, llevamos día a día esta herramienta de gestión adelante, convencidos de su importancia y con nuestro mayor compromiso y dedicación.

* La Téc. Prev. Cristina Gatto es jefe de Sección del Departamento de Gestión del Mantenimiento de la Dirección Nacional de Vialidad, dependiente del Ministerio de Transporte y Obras Públicas del Uruguay.